Как перестать «кормить» чужую маржу на своих закупках и оставить деньги в бизнесе?

«У нас в закупках всё под контролем», — говорят 80 % руководителей, пока их компании теряют до 20 % закупочного бюджета. Эти потери часто незаметны — они прячутся в мелочах повседневной работы: когда отдел маркетинга экстренно заказывает полиграфию к мероприятию у «проверенного» поставщика, не сравнивая цены, или бухгалтерия три дня согласовывает заявку на канцтовары.

По данным Deloitte, такие ситуации обходятся компаниям в 15–20 % переплат. Но настоящая катастрофа — потерянное время! Когда закупщики четыре часа в день тратят на ручной сбор КП, 22 % рабочего времени теряют на согласования, 16 % скидок упускают из-за нефиксированных договоренностей — бизнес буквально платит за свою неорганизованность. Что делать, чтобы не попасть в эту статистику, поговорили с коммерческим директором IT-компании Bidmart, разработчиком программы автоматизации закупок Андреем ЧЕРНОШЕЕМ.

Справка ПРОДУКТ.BY

Bidmart специализируется на автоматизации закупок с 2016 года. За это время компания погрузилась в процесс работы отделов закупок более 100 белорусских предприятий и выявила закономерность: даже успешные компании ежегодно теряют до 20 % закупочного бюджета из-за нескольких основных «дыр».

1. «Закупочный хвост» — маленькие траты с большими последствиями

«Закупочный хвост» — это мелкие, нерегулярные и «внефокусные» закупки, которые не проходят через централизованные процедуры и не анализируются. Закон Парето буквально создан, чтобы объяснить их сущность: 80 % транзакций составляют как раз мелкие закупки (канцтовары, хозинвентарь, расходники), которые занимают лишь 20 % бюджета.

Но именно здесь кроются основные проблемы: 

• отсутствие контроля: каждый отдел закупает по-своему;
• переплаты 5–20 % из-за отсутствия тендеров и срочности;
• невозможность консолидации объёмов и получения скидок за объём. 

Клиенты Bidmart легко выходят на экономию 100–400 тысяч белорусских рублей в год только за счёт сокращения «хвостовых» закупок.

Пример: на одном из минских производственных предприятий 12 разных цехов закупали одинаковые подшипники у восьми поставщиков по различным ценам. Консолидация закупок дала экономию 18 % только по этой позиции.

2. Ручное согласование заявок внутри компании

Инициатор заявки, специалисты по закупкам и согласующие руководители тратят 22 % рабочего времени на отслеживание статуса, на напоминания и уточнения. Каждая задержка — это затраты. 

Например, средняя стоимость часа менеджера может составлять условно 20 белорусских рублей (в эквиваленте — ЗП примерно 1 тысяча долларов в месяц). 

Потери = число согласующих * 26 часов (22 % от 120 рабочих часов) × стоимость часа работы согласующих * количество месяцев в году. 

Для организации в 100 согласующих: 26 часов * 20 рублей * 100*12 = 624 000 белорусских рублей в год.

3. Потеря времени менеджеров по закупкам на низко значимые операции

Менеджеры по закупкам — высококвалифицированные сотрудники, и час их работы стоит недёшево. Однако до трети рабочего времени (31 %) они вынуждены тратить на низко значимые операции: копирование данных, рассылка писем, напоминания и свод информации от поставщиков вручную, что не только долго и неудобно, но и лишает возможности проследить всю процедуру пошагово и воссоздать общую картину. Невозможность консолидации данных равна отсутствию сквозной аналитики и контроля. А без контроля эти потери становятся незаметны.

Расчёт потерь для организации в 10 менеджеров по закупкам: 37 часов (31 % от 120 рабочих часов) * 25 рублей * 10*12 = 111 000 белорусских рублей в год.

По оценкам McKinsey, применение автоматических инструментов и электронных торгов снижает ручные усилия на управление поставщиками на 30–50 %. Освобождённое время тратится на работу с рынком и оптимизацию, а не на оформление бумаг. Эти цифры подтверждает отдел закупок Витебской бройлерной птицефабрики (клиенты Bidmart).

Раньше закупки отнимали дни: рассылка запросов, сбор КП, торги в чатах — процесс растягивался на три дня, полностью занимая время сотрудников. С Bidmart всё изменилось: теперь закупка занимает около полутора суток, а личное участие сотрудника — не больше часа.

4. Принятие решений не согласно данным, а по привычке

Когда процесс ручной, закупщики физически не успевают охватить широкий круг поставщиков и мониторить рынок. В итоге часто они ограничиваются двумя-тремя известными поставщиками «из записной книжки», или из года в год работают с одними и теми же подрядчиками без поиска новых возможностей.

В компаниях B2B-сектора внедрение системы автоматизации закупок Bidmart приводит к росту числа получаемых предложений от поставщиков в 2–3 раза, так как процесс запроса упрощён и масштабируем.

В ОАО «Сбер Банк» Беларуси за последние полгода система автоматизации закупок Bidmart позволила сэкономить около 20 % бюджета за счёт повышения конкуренции среди поставщиков, а ОАО «Лидское пиво» только на одной закупке мебели стоимостью 350 тысяч рублей смогло получить дополнительную выгоду в 15 тысяч рублей.