Оставьте рутину роботам

Что такое роботизация в промышленности

и зачем она белорусским предприятиям

RPA, или роботизация бизнес-процессов, активно развивается по всему миру. Из экспериментальной технологии она стала уже неотъемлемой частью процессов на многих предприятиях. RPA помогает автоматизировать однотипные действия и оптимизировать процессы.

Эксперты оценивают рост рынка RPA-решений в 30–50 % в год. Страны СНГ, в частности Беларусь и Россия, — не исключение. Предприятия активно тестируют и внедряют RPA в свои бизнес-процессы. Пандемия и «удалёнка» ускорили цифровизацию предприятий в целом и внедрение RPA-решений в частности.

В Беларуси и России роботизацию внедряют в первую очередь промышленные предприятия и банки. Исследование показало, что RPA окупается в более чем 80  % случаев. Роботизация помогает сокращать количество ошибок, экономить время сотрудников и переключать их на более важные задачи вместо монотонного ввода данных в 1С или разбора почты.

Вместе с RPA-экспертами разберемся, какие задачи можно роботизировать и какую выгоду получат белорусские предприятия. Также рассмотрим несколько практических примеров роботизации.

Что такое RPA и зачем она нужна белорусским предприятиям

RPA-робот — это программа, которая работает в других корпоративных приложениях и выполняет те же задачи, что и сотрудник, например, ввод данных в 1С из до кумента MicrosoftWord. Если у вас есть корпоративная система с лицензией по количеству человек, то робот займет одно место.

Основное преимущество роботизации процессов — освобождение сотрудников от рутинных операций и переключение персонала на более творческие задачи, ускорение процессов, сокращение ошибок. После внедрения RPA в среднем показатели улучшаются: качество исполнения задач увеличивается на 24  %, процессы выполняются на 19 % быстрее, количество ошибок уменьшается на 21 %.

Пример

Нужно обработать 100 документов: просмотреть все файлы и внести нужные данные (дату, сумму, название компании и пр.) в корпоративное приложение. Даже если представить, что один документ человек обрабатывает за одну минуту, то на 100 документов уйдет 1 час 40 минут. Но в реальности сотрудник отходит за водой, отвечает на звонки и электронную почту, и время процесса увеличивается. Увеличивается и шанс ошибки, ведь человек может опечататься, внести сумму из другого документа и пр.

Кроме повышения эффективности процессов, RPA-решения внедряются и окупаются намного быстрее, чем разработка специальных систем автоматизации. При внедрении RPA не нужно менять процессы, дорабатывать существующие IT-системы — RPA встраивается в уже существующую инфраструктуру предприятия.

Какие задачи можно отдать RPA

RPA помогает оптимизировать те процессы, где много ручного труда. Как правило, такие задачи основаны на чётких правилах.

К  ним можно отнести следующие действия:

— запуск и завершение работы приложений;
— извлечение данных из документов;
— передача данных между корпоративными приложениями;
— преобразование и проверка данных;
— заполнение форм и пр.

Эти операции часто встречаются в таких отделах, как бухгалтерия, отдел кадров, закупки, техподдержки и пр.

Автоматизация административных задач поможет оптимизировать работу сотрудников и позволит им сосредоточиться
на более важных и интересных аспектах работы.

RPA в промышленности и ритейле: практический опыт

У нас есть опыт роботизации процессов в производственных предприятиях, ритейле и других отраслях. Давайте рассмотрим реальные проекты внедрения RPA в промышленности и торговле.

Проект 1. Автоматизация обработки платёжных данных клиентов для производителя потребительских товаров

Задача проекта. Сократить количество ручной работы при операциях с большими объемами данных. Целевые показатели — автоматизация на 60 % и точность 95 %. Данные о платежах клиентов необходимо извлекать из документов и сохранять их в файлах CSV в системе SAPERP.

Текущий процесс. Пользователь вручную загружает PDF-файлы. В  одном PDF-файле от 1 до 50 документов и от ~100 до 500+ страниц. Затем пользователь вводит данные в электронные таблицы (счета-фактуры и платёжные поручения), импортирует их в формате CSV в систему SAPERP.

Решение. RPA проверяет наличие новых загруженных файлов и выполняет распознавание текста, разделяет PDF-файлы и считывает содержимое, извлекает данные в таблицы (счета-фактуры и платёжные поручения), сохраняет таблицы в корпоративной системе в виде файлов в формате CSV. Если нужный показатель достоверности не достигнут, RPA-решение отправляет электронное письмо ответственному сотруднику.

Результат. Процесс автоматизирован на 99,3 % с точностью 99,9 %.

Проект 2. Автоматизация управления материально-техническим снабжением для производителя потребительских товаров

Задача проекта. Ускорить обработку отчётов о товародвижении, улучшить качество обслуживания клиентов.  Автоматизировать учёт остатков активов и улучшить его качество.

Текущий процесс. Пользователи ежедневно получают отчёты об остатках активов по электронной почте.  Процедуры обработки отчётов зависят от категории активов. Используя данные и шаблоны SAP, пользователи обрабатывают запросы клиентов, отправляют им электронные письма с файлами XLSX и XLS, а также загружают документы в хранилище данных для агрегации.

Решение. RPA проверяет наличие новых писем и отправляет уведомление клиенту, если письмо пустое и не имеет вложений. Если вложения есть, извлекает из отчётов идентификатор и количество продукта, данные и вводит их в правильный шаблон для загрузки в хранилище данных. Отправляет клиенту электронное письмо с файлами XLSX и XLS.

Результат. Автоматизированный процесс выполняется в 4 раза быстрее ручной обработки документов.  Автоматизация процесса — 99 %.

Проект 3. Обработка заказов на поставку запчастей для крупного дистрибьютора автомобильных запчастей, комплектующих и расходных материалов в Восточной Европе

Задача проекта. Сократить время обработки и автоматизировать процесс.

Текущий процесс. Пять операторов обрабатывают заказы 4–6 часов каждый день. Операторы получают список заказов на запчасти в формате Excel, вводят списки в корпоративную систему, обрабатывают их и фильтруют по наименованиям, ищут расходные материалы в базе данных, заполняют формы заказов на сайтах поставщиков.

Решение. Роботы получают список заказов на запчасти в формате Excel, заносят списки в корпоративную систему, обрабатывают их и фильтруют по наименованиям, ищут расходные материалы в базе данных, заполняют формы заказов на сайтах поставщиков.

Результат. Робот выполняет задачу за 5 минут, в то время как у оператора на это уходил 1 час.

Затраты окупятся за полгода

Роботизация уже широко используется в самых разных процессах: служба поддержки, проверка контрагента, даже одобрение кредита — всё это выполняют роботы. RPA подходит для любых отраслей и предприятий, так как однотипных задач много в каждой индустрии.

Роботизацию можно начинать с одного-двух процессов. При таком подходе предприятие сможет понять, как это работает, и оценить эффективность для себя. Более того, создание и внедрение роботов проходит быстро. По опыту компаний, RPA-решение окупается за период в один-шесть месяцев.

Компании по всему миру уже оценили эффект от внедрения RPA-решений. Оптимизация и улучшение эффективности бизнес-процессов, экономия времени и затрат, освобождение сотрудников от скучных однотипных задач — всё это достигается благодаря внедрению RPA.

Источник: ПРОДУКТ.BY