Ритейл готов к внедрению EDI-решений

Такого мнения придерживаются специалисты. Эти технологии уже давно внедрены у наших соседей и позволили им минимизировать ошибки при заказе товаров, а также значительно ускорить рабочий процесс. Какие еще преимущества сулит предприятию использование технологий EDI (электронный обмен документами)? И зачем это нужно поставщикам?

Ответы на эти и другие вопросы наш корреспондент узнал у директора ООО «Эдисофт», международного провайдера EDI-услуг в Беларуси,

Виталия БОГАЧУКА.

Виталий, в последнее время в Беларуси наблюдается повышенная активность торговых сетей к внедрению электронных заявок и накладных в ритейле. Чем это объясняется? Ритейл созрел?

Активность объясняется в первую очередь динамичным развитием торговых сетей и их поставщиков. Сети увеличивают количество торговых объектов и оптимизируют свои бизнес-процессы. Товары на полках могут иметь свое происхождение за много сотен километров от места их потребления. Ассортимент гипермаркетов исчисляется уже десятками тысяч позиций, а количество поставщиков, ежедневно поставляющих товары, — сотнями. Для управления таким количеством информации необходимы эффективные средства. И это не новость: во всех странах вокруг Беларуси данная технология используется массово более 10 лет.

В России, к примеру, индустрия электронного документооборота в цепях поставок растет в среднем на 8 % в месяц, там ежемесячно передается более 40 млн электронных документов. В Прибалтике эти процессы уже давно автоматизированы: современные сети и поставщики по-другому не работают.

Переход на новую систему электронных заявок и накладных оправдан экономически только в крупных сетях? Или для небольших сетей преимущества также окупят затраты?

Переход на электронные системы заявок оправдан везде, где имеется учетная система. У нас есть и клиенты-киоски, и огромные российские сети, и ритейлеры, где всего один магазин. Например, крупная розничная сеть желает получать все накладные от своих поставщиков в электронном виде. Тогда как поставщики могут быть очень маленькими компаниями или вовсе не иметь учетной системы. В таком случае поставщик EDI-платформы в Интернете (безопасная веб-среда) может на основании пришедшего к нему заказа путем нескольких нажатий сформировать накладную и мгновенно отослать в розничную сеть. Такая функциональность проста в использовании для мелкого поставщика, а розничной сети позволяет получать от маленького партнера такие же электронные накладные, как от крупного поставщика (например, завода-производителя).

Какие преимущества получают поставщики при переходе на электронные системы заявок?

Любой поставщик розничной сети, маленький или крупный, вынужден ежедневно обрабатывать значительное количество коммерческих документов — заявки, накладные, счета и пр. Ошибка в обработке документа оборачивается задержками платежей, поставок, отгрузок. Передовые компании минимизируют подобные «человеческие» риски. И явным преимуществом при использовании технологий EDI является то, что заявки не надо отсылать — они сами уходят из учетной системы торговой сети в учетную систему поставщика.

Еще одним преимуществом является то, что на любую заявку можно настроить оповещение, в том числе и о статусе. Оповещения о новых электронных документах возможны по электронной почте, а также в виде SMS-уведомлений.

Кроме традиционных электронных документов, таких как заявки, накладные, можно передавать также и отчеты. Реализовать это технически несложно. Представьте, что ваш клиент ежедневно передает вам электронный отчет со всех своих торговых точек, который вы легко можете анализировать в разрезе по товарам, временным периодам, регионам.

Использование EDI-технологий не требует глобальных инвестиций. Финансовые затраты на использование услуги включают единоразовую плату за подключение, соизмеримую со среднемесячной заработной платой по Беларуси, и плату за пересылку документов в зависимости от выбранного тарифного плана. Плату за пересылку документов можно сравнить с платой за мобильную связь: получаешь звонок (электронный документ) — НЕ платишь, звонишь (посылаешь электронный документ) — платишь.

В качестве примера можно привести опыт одного из наших 4000 российских клиентов — динамично развивающейся торговой сети «Ярмарка» (X5 Retail Group). Проект внедрения EDI для клиента мы начали в августе 2012 года и за четыре месяца передали более 29 000 документов, подключили 30 % поставщиков. В результате трудозатраты на формирование и передачу заявок сократились на 60–80 %, что значительно ускорило рабочий процесс. А именно: на 20–30 % сократилось время, затрачиваемое на приемку товара от поставщика, на 70 % увеличилась скорость работы проверяющего отдела и т. д. Это в первую очередь происходит за счет того, что документы, которые раньше надо было согласовывать на приемке, уже находятся в торговой сети до приезда товара.

Как обычно происходит переход с бумажных накладных на электронные? Нужна ли для этого какая-либо предварительная подготовка (техническая, организационная и т. д.) со стороны сети?

Переход осуществляется постепенно. Для начала выбирается один или несколько тестовых поставщиков. Таким образом, отлаживается процесс. Затем он приобретает массовость. Розничная сеть должна оповещать своих поставщиков о переходе на электронные заявки и накладные заранее. Кроме того, в каждой розничной сети хорошо иметь руководителя проекта по внедрению EDI, которого, к слову, наша компания бесплатно консультирует (так же, как и поставщика) по нахождению оптимального технического решения. Мы полностью управляем процессом внедрения EDI с минимальным потреблением ресурсов клиента.

Технологических трудностей обычно в разы меньше, чем организационных. Любая современная учетная система позволяет делать как экспорт данных, так и их импорт. Здесь важно найти правильного EDI-провайдера, который обеспечит передачу данных различных форматов. Наш более чем 14-летний опыт позволяет поддерживать интеграцию с 70 различными учетными системами, включая 1С, СуперМаг, SAP, Axapta и др. Можно с уверенностью говорить о «безболезненном» переходе для торговых сетей и поставщиков на электронные системы заявок.

С другой стороны, чтобы ритейлу были интересны эти системы, они должны объединять приличное количество поставщиков. Интересно ли им участие в таких системах?

Да, чем больше участников в «клубе», тем технологии популярнее. Как с мобильной связью. Чем больше абонентов, тем больше возможностей позвонить (отослать или принять электронный документ). И тем больше отдача для сети, чем больше поставщиков в данной системе. Выгоды для поставщиков очевидны. Представим, что у компании-производителя творожных сырков несколько тысяч заказчиков в различных странах. Среди них есть как крупные розничные сети, так и деревенские магазины. Приемка заказов традиционным образом — по телефону, факсу, электронной почте — ведет к расширению штата: необходимы сотрудники, которые будут принимать все заказы и вносить их в учетную систему производителя. При внедрении электронных заявок и накладных крупные покупатели смогут заказывать, формируя заказы в своей учетной системе, а мелкие клиенты — прямо через веб-форму. Далее заявки попадают сразу в учетную систему производителя и отправляются на комплектацию.

Могут ли поставщики использовать сразу нескольких EDI-провайдеров?

Простой ответ: да! Например, наша система объединяет более 4500 поставщиков в пяти странах, которые могут пользоваться сразу несколькими EDI-провайдерами посредством роуминга или напрямую. Организационно и технологически это очень просто реализуется — в один и тот же модуль выгрузки и загрузки данных подключаются несколько EDI-провайдеров. Конкуренция способствует скорейшему внедрению технологии и благоприятно сказывается на сервисе как для поставщиков, так и для торговых сетей.

Как вы оцениваете перспективность рынка электронного документооборота среди торговых сетей и поставщиков?

На рынок Беларуси компания «Эдисофт» пришла недавно — в начале 2013 года. Однако уже можно говорить о результативности: мы сейчас подключаем или будем подключать поставщиков торговых сетей «Родная Сторона», «Рублевский», «Соседи», «Алми», а также ведем тестирование с другими торговыми сетями.

Мы здесь динамично развиваемся благодаря накопленному опыту в России и Прибалтике. Представьте себе, что более 80 торговых сетей в России, Беларуси, Литве, Латвии и Эстонии подключены к нашей платформе электронного документооборота. Это значит, что белорусский производитель или дистрибьютор может поставлять свою продукцию и обмениваться в электронном виде заявками и накладными с торговыми сетями за пределами Беларуси. Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 9 июля 2013 года № 599 «О некоторых вопросах создания товарно-транспортных и товарных накладных в виде электронных документов» является катализатором для ввода в 2014 году в Беларуси юридически значимых электронных накладных. Форматы электронных накладных уже разработаны и утверждаются. Это, безусловно, положительный момент для всего рынка, так как отпадет нужда для дублирования накладных на бумаге.