Тайм-менеджмент для первых лиц

В рамках 3-го Антикризисного форума, организованного в Москве компанией "Империя-форум", были затронуты наиболее актуальные темы по успешному ведению бизнеса и эффективной работе руководителя.

Корреспонденты журнала «Продукт.BY» посетили мероприятие, и сегодня мы публикуем наиболее интересные фрагменты двухдневного семинара, докладчиками на котором выступили авторитетные представители российского маркетинга. Один из них — Глеб Архангельский.

Как правило, наше представление о науке тайм-менеджмента ограничивается ассоциациями со словами «порядок», «распорядок», «оutlook», «календарь», «результат» и т.п. Глеб Архангельский дал более широкое определение этой технологии, использование которой помогает эффективно распоряжаться своим временем, и подробно остановился на некоторых ее моментах.

Тайм-менеджмент — технология, которая помогает невосполнимое время жизни использовать в соответствии с личными целями и ценностями. Время — единственный ресурс, который мы можем только тратить, но не можем зарабатывать. Целевая функция времени — не столько эффективность и достижение целей, сколько ощущение счастья. Если мы чувствуем себя все счастливее день ото дня, значит, правильно расходуем свое время.

Личный тайм-менеджмент состоит из технологии и стратегии.

Технология начинается с вопроса учета времени, то есть вопроса, как измерить, на что реально тратится время. Даже очень загруженные, эффективные топ-менеджеры часто обнаруживают 2–3 часа в день резервного времени.

Отсутствие стратегии приводит к тому, что даже при наличии всех необходимых инструментов для эффективной работы (секретарь, ежедневник, оutlook и т.п.) можно потратить много времени, но в результате понять, что направление движения было выбрано неправильно.

Для эффективного тайм-менеджмента необходимо:

Целеполагание, т.е. разграничение «родных» и навязанных целей. Как итог — понимание, чего хочешь на самом деле.

Расстановка приоритетов. В рабочей «текучке» часто времени на самое главное не хватает, важное обычно бывает несрочным. Результат — стратегические вещи откладываются, а весь день уходит на рутинную работу. Поэтому необходимо отделить важное от неважного, и время уделить важному.

Самомотивация. Когда цели и задачи есть, и понятно, что и как надо делать, остается самое сложное — заставить себя это сделать. Самомотивация заключается в способности решения неприятных задач.

Ограниченный хаос. Хаос есть как внутри нас — хаос непредсказуемости и неопределенности, так в документах и информации. Не нужно пытаться все превратить в полный порядок. Управлять временем — не значит разложить все по минутам. Ограниченный хаос — способность найти ему разумное место в своей работе.

Компьютеризация. Сегодня существует множество инструментов — техника, компьютерные программы, возможности сотовых телефонов и пр., которые позволяют управлять своим временем.

Остановимся более подробно на вопросах самомотивации.

Нам постоянно приходится решать те или иные неприятные задачи. Существует несколько техник, помогающих в этой ситуации.

Техника № 1. Предназначена для решения неприятных задач с образным названием «лягушка». «Лягушка» — это что-то маленькое, объективно несложное, но грустное или даже отвратительное. Например, сказать заказчику, что не будет в срок поставки. Объяснить работникам, что не планируется повышения заработной платы. Классическая «лягушка» — неприбитый плинтус дома или перегорание одной из восьми галогеновых лампочек. Непросто дойти до паспортного стола, отстоять очередь и узнать, что надо нотариально заверенный документ, а не его ксерокопия. И многое другое.

Проблема с «лягушками» заключается в том, что, хотя это объективно несложные вещи, но они неприятные, поэтому откладываются в долгий ящик и «загнивают», превращаясь в «слонов». И иногда из-за этого возникают серьезные проблемы.

Технология борьбы с «лягушками» проста: надо каждое утро съедать натощак одну лягушку. Важно именно натощак, потому что из-за множества дел до лягушки руки могут не дойти ни в этот день, ни на следующий. А потом конец недели, пред- или послепраздничное настроение и т.д. Испанская поговорка гласит: съешь утром большую черную жабу, и ничего худшего с тобой за этот день уже не произойдет. Мораль — все самое страшное уже позади. Напомнить себе про «лягушек» несложно: отдельный листок, который можно поместить на холодильник или на рабочем столе, напоминания в телефоне и т.д.

Бороться с «лягушками» важно еще и потому, что, когда их становится много, они давят психологически, тем самым забирают у нас энергию.

Техника № 2. Используется для решения тяжелых, неподъемных и длительных по времени задач — «слонов». Например: массивный контракт, ремонт, пересмотр системы мотивации персонала, внедрение в компании нового стандарта, ребрендинг, диета похудания и т.п. Из личной сферы: изучение иностранного языка, написание книги, получение второго высшего образования, кандидатской или докторской степени и других квалификаций.

В отличие от «лягушек» «слоны» не обязательно неприятные. Они могут быть интересными, амбициозными, важными. Но каждый маленький шаг по «слону» не дает осязаемого результата. Мотивация теряется.

Рецепт борьбы со «слоном» довольно очевидный. Нужно «нарезать» слона на маленькие «бифштексы», каждый из которых можно «съедать» в течение 1–1,5 часа каждый день.

Техника № 3. Объединение «слонов» и «лягушек». Полезно их написать на листке бумаги в две колонки и каждый день отмечать «съедание» «лягушки» и «бифштекса». Если происходит длительное откладывание решения вопросов, то это хорошо видно на листке. Выполнение планомерных действий повышает самооценку. Эта техника позволяет настроить себя на хороший ритм решения задач.

Техника № 4. Состоит в доставлении себе промежуточной радости. Это маленькая награда, которой можно себя побаловать за определенное количество «съеденных» «лягушек» и «бифштексов». Например, сделать приятную покупку. У женщины есть блестящая технология, которую было бы полезно освоить мужчинам, — купить что-нибудь ненужное. Если покупка полезная — значит, сделана из рациональных соображений. А если бесполезная, то это проявление эмоций — мотивация в чистом виде. Вероятнее всего, пользоваться вещью не придется, но в момент ее покупки была испытана радость. Можно съесть что-нибудь вкусное. Позволить себе поспать подольше. Вообще хорошей мотивацией для русского человека является нарушение правил: проспать, опоздать, не сделать. Это применимо и к тем же «лягушкам»: десять «съел» — одну пропустил.

У русского человека для мотивации есть четыре радости: купить, поесть, поспать и нарушить. Желательно их чередовать.

Техника № 4. Выделение времени для «ресурсных» занятий. Нужно составить для себя список занятий, которые восстанавливают энергетические ресурсы. Чаще всего это нерациональные и неприкладные вещи. Например, вышивка крестиком, выпиливание лобзиком, созерцание заката, прослушивание музыки и т.д. Обычно такое времяпрепровождение не нужно ни работе, ни семье. А поскольку нужно только вам, то ваше занятие оказывается защемленным и обиженным.

Совет — вписать любимое занятие в награды.

Другой совет, плавно переходящий в технику № 5, — научиться планировать встречи с самим собой, чтобы придаваться «ресурсному» занятию. Относитесь к встрече с самим собой, как к встрече с очень важным человеком. У вас расширится количество радостей и общее удовольствие от жизни. К тому же вы будете развиваться как личность. Уходя с головой в бизнес, работу, карьеру, и не отвлекаясь ни на что другое, человек становится одномерным.

Техника № 5. Нужно заставлять себя заниматься «ресурсными» занятиями — это ничуть не менее важно, чем заниматься «лягушками», «бифштексами» и рабочими вопросами. Часто дойти до бассейна, концерта и т.п. представляет большую проблему, и приходится себя заставлять это сделать. Но результат превосходит старания: вы получите массу положительных эмоций и вдохновитесь на работу.

Техника № 6. Метод «швейцарского сыра». Если «лягушки» были слишком маленькие, а «слоны» — большие, то «швейцарский сыр» — это задача среднего размера. Например, написать документ, главу дипломной работы или бизнес-плана, подготовить презентацию, прочитать и подкорректировать сложный договор. Такая работа требует несколько часов и высокой сосредоточенности.

Сложность заключается в том, что тяжело начать. Это своего рода медитативная практика, когда смотришь на чистый Word-й, Excel-й или другой файл с мигающим курсором. Трудно сосредоточиться, особенно когда постоянно отвлекают. Проблема отвлечения актуальна для руководителей, которых постоянно отвлекают звонками. Приходится решать задачу в утренние или вечерние часы или в выходные. Работа может затянуться на несколько недель.

Чтобы преодолеть первый ступор, полезно решать задачу не в логичном порядке. Своего рода «выгрызать» маленькие кусочки из разных мест. И чем смешнее будут эти кусочки, тем лучше. Например, написать выводы, вставить картинки, оформить колонтитулы. Это маленькие, простые, смешные шаги, но полезные, потому что начало положено. Прелесть такого подхода в том, что, во-первых, это не по правилам и даже забавно: можно сначала написать выводы, а потом основную часть, подбирая необходимые цифры. Во-вторых, вы втягиваетесь в работу. Радостнее на душе и оттого, что уже что-то сделано, файл не пустой.

Более подробно принципы тайм-менеджмента описаны в книге Глеба Архангельского «Организация времени».

Справка «Продукт.BY»

Глеб Архангельский — основоположник российской школы тайм-менеджмента. Автор деловых бестселлеров «Тайм-драйв», «Организация времени» и др. Заведующий кафедрой тайм-менеджмента Московской финансово-промышленной академии, кандидат экономических наук. Руководитель проектов внедрения тайм-менеджмента в компаниях: «РУСАЛ», РАО ЕЭС, PricewaterhouseCoopers, «Северсталь», «Вимм-Билль-Данн» и др.