Кадровый оптимизм: как программные роботы помогут сотрудникам

Программные роботы (RPA) — нашумевшая инновация в сфере цифровых технологий для бизнеса. Её цель — освободить человека от рутинных действий для решения более важных творческих задач. Почему зародился тренд на роботизацию бизнесов? Как программные роботы способствуют сохранению мотивации и продуктивности у сотрудников? Насколько эффективен этот инструмент? Как изменились результаты компаний, внедривших RPA? Рассказывает руководитель проектов по цифровизации бизнеса компании «Первый Бит. Минск» Олег ЧУМАКОВ.

Какие задачи решает RPA

Появление RPA соответствует самой логике развития человеческой цивилизации. Урбанизация, масс-маркет, укрупнение компаний с необходимостью обслуживать всё большее число клиентов  — всё это вело к предсказуемому исчерпанию возможностей персонала.

Важной предпосылкой для развития роботизации стали устоявшиеся стандарты оплаты труда сотрудников, не ориентированные на увеличение оплаты пропорционально росту объема нагрузки. В результате большинство специалистов испытывают постоянную рабочую перегрузку, теряют мотивацию и продуктивность. Это, в свою очередь, сказывается на качестве и эффективности клиентского сервиса.

Круг замкнулся: сотрудники из-за чрезмерной нагрузки работают всё хуже, компании не поднимают зарплату — страдает клиент.

С учетом того, что главный инструмент среднестатистического специалиста — компьютер, развитие цифровых технологий пошло по пути автоматизации взаимодействия с программами и интернет-ресурсами. А внедрение искус
ственного интеллекта неизбежно привело к созданию цифровых роботов, способных имитировать действия людей в цифровой среде.

Роботы научились работать в Word, Excel, PDF, 1С, заходить на веб-ресурсы, в мессенджеры и чаты, делать всё то же, что и человек, но без перерывов и кофе-пауз 24 часа в сутки, семь дней в неделю, 365 дней в году. Так бизнес получает в дополнение к человеческому ресурсу мощное усиление, способное повысить продуктивность без расширения штата сотрудников.

RPA позволяют существенно ускорить бизнес-процессы и снизить издержки. При этом вероятность ошибок, неизбежных при высоких нагрузках и стрессе у человека, сводится к минимуму.

Что можно доверить RPA

• Обработку накладных и первичных документов.
• Заведение данных в 1С или ERP.
• Выверку отгрузочных документов.
• Подготовку и рассылку актов сверки с поставщиками.
• Печать штрихкодов.
• Начисление бонусов или штрафов поставщикам.

Это далеко не полный перечень операций, которые по всему миру всё чаще доверяют программным роботам.

Как это работает? Несколько реальных кейсов

Разноска банковской выписки

Проблема

FMCG-компания — поставщик продукции для большого количества региональных и международных сетей ритейла. Многие контрагенты оплачивают выставленные ей счета «скопом»: сразу несколько одной транзакцией, да ещё могут включить и предоплату в счёт будущих отгрузок. Расшифровка платежа поступает на почту поставщика. Сотрудники вручную собирают информацию с банковских выписок и сопоставляют её с расшифровкой.

Решение

Автоматизация процесса забора банковских выписок из банк-клиентов через интернет-порталы или письма на почте, получение сопутствующих расшифровок от наиболее крупных контрагентов с последующим сопоставлением и разноской информации в ряд систем, включая работы с терминальной ERP.

Результаты проекта

Исключены ошибки, связанные с человеческим фактором. Снижен риск, связанный с валютным контролем.
Процесс ускорился в 20 раз.

Проведение банковских выписок

Задача

Автоматизация процессов корректировки и проведения банковских выписок в программе 1С.

Решение

Использование программного робота для обработки поступивших банковских выписок в системе 1С. На вход роботу поступают выписки от клиентов в форматах Word, PDF.

Робот:

• определяет данные для обработки;

• выполняет поиск в 1С;

• перед проведением документа выполняет проверку на заполнение и корректное содержание полей;

• при получении несоответствий вносит изменения согласно прописанным правилам;

• при получении несоответствий вносит изменения согласно прописанным правилам, после завершения обработки банковской выписки проводит документ.

Результаты проекта

• Программный робот заменил команду операторов из пяти человек, обрабатывающих около 1700 обращений в 
месяц вручную в течение восьмичасового рабочего дня.

• После внедрения робота на стороне сотрудников осталась только задача по обработке исключений, кото-
рую может выполнять один человек.

Мониторинг конкурсных процедур. Кейс № 1

Задача

Круглосуточный мониторинг новых тендеров и занесение информации о них в СRM.

Решение

Написание программного робота, который ищет в почте письма с информацией о новых конкурсных процедурах и, если такие есть, заходит на соответствующую тендерную площадку, находит процедуру и заносит в CRM всю необходимую информацию о процедуре. Робот самостоятельно обходит CAPCHA.

Результаты проекта

• Оптимизация рабочего времени сотрудника компании. Время, затрачиваемое сотрудником на задачу, снизилось с четырех часов до 12 минут в день.

• Все вводные, логины и пароли хранятся в специальном config-файле, что позволяет настраивать робота и 
обеспечивает кибербезопасность.

• Человек привлекается к процессу только в том случае, если робот не может решить сложную капчу.

• Все действия робота логируются.

Печать штрихкодов

Задачи

• Разработать алгоритм получения данных для печати из различных источников.

• Автоматизировать печать этикеток через термопринтер.

Решение

Было разработано роботизированное взаимодействие E-mail с вложенными файлами актов сверки и с веб-сервисом 1С. Используемый алгоритм исключил взаимодействие с экранным интерфейсом, тем самым минимизировав ошибки.

Результаты проекта

• Повышена производительность компании. Программный робот снизил трудозатраты с восьми до двух часов в день.

• Минимизировано участие человека в процессе печати штрихкодов, что, в свою очередь, исключило возможность ошибок по причине человеческого фактора.

• Ускорен процесс распечатки с повышением её точности. Это повысило производительность труда работников 
благодаря сокращению временных затрат.

• RPA часто используют в бухгалтерии. Там работы всегда хватит и людям, и роботам. При этом деньги — это то, где ошибаться нельзя, а человеческий фактор при объяснении совершенной ошибки — необъективная причина.

Автоматизация процесса сверки актов с контрагентами

Задача

Автоматизация процесса актов сверки с контрагентами.

Решение

Робот, разработанный на взаимодействии электронной почты с вложенными файлами актов сверок и с веб-сервисом 1С. Полученный алгоритм полностью исключил взаимодействие с экранными формами, что позволило минимизировать ошибки в большем объеме.

Результаты проекта

• Один программный робот «разгрузил» отдел бухгалтерии от рутинной сверки актов, оставив только процесс 
поиска причин расхождений и отсутствующих бумажных документов.

• Внедрение робота способствовало оптимизации процессов в компании:
– «всплыли» ситуации, когда бухгалтеры сверяли текущий период, не закрыв прошлый;
– много актов не запрашивалось или «терялось»;
– в 1С некорректно были заведены счета;
– протоколы разногласий составлялись без единого формата.

• Выявление нарушений дало возможность клиенту улучшить процесс и получать недоучтенную прибыль.

• Вместо «перелопачивания» всех контрагентов на предмет совпадения финансовых показателей, входящих в акты 
сверок, бухгалтерия оставила себе только анализ выявленных расхождений, отдав роботу всю механическую работу.

• Использование RPA позволило актуализировать данные по счетам в 1С, закрыть все «висяки» прошлых 
периодов и в итоге даже дополучить «зависшие» деньги.

Источник: ПРОДУКТ.BY