Вы здесь

Внедряем в производство торговую систему. Компания "Инфопарк-Проект"

С ростом конкуренции на рынке розничной торговли на первый план выходит задача эффективного управления товарными запасами.

Ее решение немыслимо без применения соответствующих систем автоматизации, базирующихся на современных технологиях идентификации товаров (штрих-кодирование) , их учета с применением сканеров, касс, весов, терминалов сбора данных , а также принятия управленческих решений. Однако каждое предприятие обладает своей спецификой (размеры торговой площади, вид обслуживания покупателей и их количество, ассортимент товаров, бюджет проекта автоматизации и многое другое), что требует индивидуального подхода к его автоматизации. Поэтому остановимся на нескольких важных вопросах, связанных с выбором и внедрением таких технологий.

1. Участие руководства в автоматизации предприятия

На стадии выбора торговой системы попытайтесь по своим каналам навести справки об опыте эксплуатации предлагаемых вам систем на других предприятиях. Проконтролируйте, что бы в принятии решения обязательно участвовали не только специалисты IT-служб а и ведущие специалисты других заинтересованных служб. Для этого очень полезно организовать презентации торговых систем на своей территории и, если это возможно, на уже работающих предприятиях. Причем в последнем случае лучше без участия поставщика торговой системы, что позволит вашим коллегам быть более откровенными в оценке работающего у них продукта. Только так наиболее объективно можно ознакомиться и сравнить предлагаемые решения. Внедрение новой технологии затронет годами сложившуюся схему работы и потребует от работников в первую очередь дисциплинированности, аккуратности и трудолюбия. На первых порах, как правило, это вызывает определенный дискомфорт в их работе, что иногда приводит к паническим настроениям и даже – к саботажу.И здесь руководству необходимо проявить определенное терпение и настойчивость. Должны быть созданы новые должностные инструкции и установлен жесткий контроль за их соблюдением. Не торопите запуск в эксплуатацию новой технологии, если не выполнены все подготовительные мероприятия. Регулярно интересуйтесь ходом ее внедрения. Установите себе компьютер с оперативной информацией по товародвижению (даже при отсутствии к ней у вас интереса) , что станет свидетельством Ваших твердых намерений , живого участия в этом деле и ,как следствие, – мощным катализатором процесса внедрения системы. Проверено на опыте !!! А со временем Вы войдете во вкус и потребуете установки на свое рабочее место специализированного АРМа, который позволит Вам управлять предприятием на базе достоверной и своевременной информации, а не по отчетам, которые на момент их формирования зачастую теряют свою актуальность.

2. Создание IT-службы (отдела АСУ)

Это один из ключевых факторов успешного внедрения торговой системы !!! Ее наличие обеспечит более профессиональный подход к выбору поставщиков программного обеспечения, вычислительной техники и торгового оборудования, позволив при этом зачастую сэкономить большие финансовые средства. В дальнейшем она выполняет функции по внедрению и поддержанию работоспособности торговой системы, являясь связующим звеном с поставщиком торговой системы. Важно, чтобы служба подчинялась непосредственно руководству предприятия, а не обслуживала потребности одного подразделения. Ведь на ее плечах держится технологический процесс торговли. Наша практика показывает, что для небольших торговых предприятий эти функции может выполнять и один человек( и даже внештатный сотрудник).

3. Цель автоматизации

Очень важно изначально правильно определиться с кругом решаемых задач. Можно ограничиться только автоматизацией работы кассиров, а можно эффективно управлять товарными и финансовыми потоками. Для более детального понимания этого вопроса рассмотрим подробнее функции торговой системы. Ее принято делить на три уровня

Front-Office – обслуживание покупателей

Данная подсистема в первую очередь зависит от варианта выбора кассового оборудования. На сегодняшний день предлагаются самые разные решения: от дешевых касс, работающих с кассовым сервером – до дорогих POS–терминалов от ведущих мировых поставщиков торгового оборудования. Соответственно, и разный функционал на рабочих местах кассиров. Эта тема обсуждалась в одном из предыдущих номеров газеты и мы ограничимся лишь несколькими важными на наш взгляд соображениями.

Front-Office должен быть тесно интегрирован с учетной системой (Back-Office). В противном случае Вы можете профинансировать разработку эксклюзивного интерфейса и(или) стать подопытным кроликом на стадии его отладки! Иногда приходится прибегать к комбинированному использованию разных классов оборудования по финансовым или другим соображениям. Например, в супермаркете есть секция промышленных товаров и в ней существует необходимость непрерывного поддержания реальных остатков с целью их резервирования при выписке счет-фактур. Логично туда поставить стандартный компьютер с фискальным регистратором, работающий в режиме On-Linec с базой данных Back-Office, что в свою очередь недопустимо для кассовой линейки торгового зала. Нам представляется более разумным подход, когда консалтингом при выборе касс или весов занимается поставщик торговой системы. Ведь именно ему предстоит увязывать торговое оборудование в единый технологический процесс торговли. Появляющиеся же в последнее время на первый взгляд привлекательные предложения комплексной автоматизации (торговое оборудование + торговая система) требуют очень осторожного к ним отношения. Как правило, это резко ограничивает возможность построения гибкого решения в силу их замкнутости относительно друг друга. Например, со временем Вы захотели купить кассы у другого поставщика – а торговая система не позволяет этого! Вероятно, все таки куда более перспективна торговая система, работающая с разным торговым оборудованием.

Back-Office – учет товаров, управление торговым оборудованием

Подсистема обеспечивает ведение количественного учета на складе и в торговом зале с поддержанием полного цикла технологического процесса торговли. Это приход, ценообразование, маркировка, реализация, возврат, переоценка, пересортица, инвентаризация, производство, формирование бухгалтерских проводок, обслуживание касс, весов, терминалов сбора данных, репликация с базой данных Head-Office (подсистема управления торговым предприятием), оперативные справки и отчеты и пр.. Как видно из перечня функций, она носит прежде всего технологический характер. Главное требование к этой подсистеме – максимальная оперативность и гибкий функционал. Интерфейс ввода данных должен быть построен с учетом максимальной скорости ввода (минимально должна быть задействована мышь). В противном случае придется расширять штат операторов. В некоторых торговых системах наблюдается пересечение функций Back-Office с функциями Head-Office. Как правило, это неоправдано из-за того, что то же формирование аналитических отчетов может сильно замедлить выполнение технологических операций, обеспечивающих торговый процесс. Следовательно, база данных Back-Office должна содержать только актуальную информацию. Накопление же и анализ информации должны производиться в базе данных Head-office. Не надо забывать и о том, что если в качестве СУБД для Back-Office предлагается ORACLE или MSSQLSERVER, то придется купить под них хороший сервер, а со временем и лицензии на их использование. Что особенно существенно для сетей магазинов. Естественно, без этих СУБД не обойтись для ведения базы данных Head-Office. Но об этом – ниже. Особое внимание обратите на предоставляемые способы поддержания партионного учета и механизмы передачи данных для бухгалтерии. Предлагаю простейший тестовый пример во время презентации системы у вас в офисе, который поможет разобраться в компетентности поставщиков системы и ее качестве. Предположим, что отслеживание смены партий в торговом зале для перезакачки новой цены в кассы и раздельная маркировка – неосуществимы. Обе партии одного товара(с одним штрих-кодом) в розничных ценах 1000 и 1100 руб. реализованы по последней цене. Как будет выглядеть в данном случае товарный отчет, какие проводки получит в результате бухгалтерия, и как будут сочетаться сальдо 41-го счета с остатком по товарному отчету ?.. Если на эти вопросы Вы не получили вразумительные ответы, то приобретение предлагаемой торговой системы должно оказаться под большим вопросом… В случае наличия у вас собственного производства, его автоматизация представляет весьма серьезную задачу, например, в части тесной интеграции с учетом товаров в торговом зале (ценообразование, внутреннее перемещение сырья и готовой продукции, расчет себестоимости, планирование производства и пр.) Как правило, автоматизация магазина начинается с внедрения именно Back-Office. И здесь важно не ошибиться при его выборе. Ведь Вы, образно говоря, закладываете «фундамент здания всей автоматизации». И от этого будут зависеть перспективы развития торговой системы в части автоматизации управленческих функций.

Head-office – управление торговым предприятием

Подсистема выполняет следующие основные функции:

Управление запасами и закупками товаров

Это наиболее важный бизнес-процесс для эффективной работы торгового предприятия, но наш опыт показывает, что ему не всегда уделяется должное внимание. Поэтому остановимся на нем подробнее. Его выполнение начинается с того, как один из топ-менеджеров магазина, на основе данных по маржинальной прибыли, товарооборачиваемости и ряда других показателей определяет ассортимент товаров, которым торгует тот или иной магазин и заносит эту информацию в журнал управления запасами. Затем, система, на основе данных о предыдущих продажах в этом магазине, формирует прогнозы продаж на краткосрочный период по каждому товару, который может быть скорректирован менеджером, в зависимости от каких-либо, возможно только ему известных, факторов. Очень важно чтобы система правильно рассчитывала прогноз продаж. Для этого во время презентации попросите смоделировать простейший тестовый пример: 1 марта поступило 12 единиц товара. В тот же день было продано 2, 2-го марта не было продаж, остальные 10 были проданы 3-го марта. Сколько этого товара продавалось в день за период с 1-го по 6-е марта ? Правильный ответ – 4, а не 2 и не 6, как рассчитают вам системы, не учитывающие реальные периоды наличия товара. На основе полученных прогнозов продаж, менеджер определяет два параметра управления закупками: страховой запас (минимум) и период заказа (оптимальный заказ в днях). Страховой запас необходим, чтобы сократить риски того, что товара не окажется на складе в связи с неправильно определенным прогнозом продаж. Период заказа должен определяться как минимум из того, на что согласится поставщик. То есть менеджерам рекомендуется максимально его снижать до тех пор, пока поставщик не откажется их возить ввиду их малого количества. Каждый день система формирует предложение по закупке некоторого подмножества товаров по следующему принципу: когда хоть какого-то товара из группы транспортировки с учетом времени поставки на период заказа будет становиться меньше страхового запаса, формируется закупка по всем товарам из этой группы транспортировки на заданный период. Кроме того, система на основе ассортиментов поставщиков и их приоритетов, сама выберет поставщиков, у которых будет закупаться товар. Далее, менеджер, возможно изменив некоторые величины закупок, утверждает предложение и согласовывает его с поставщиком. При этом система может автоматически напечатать заявку поставщику, которая затем отсылается поставщику по факсу, электронной почте или как-нибудь еще. После того, как заявка согласована с поставщиком, все закупки по данной заявке переходят в статус «открыта» и по ним уже ожидается приход товара в магазине. Следует отметить, что каждой группе транспортировки будет приписан свой закупщик (товаровед), и система каждому из них будет давать предложение только по тем товарам, за которые он ответственен. По приходу товара в магазин выбирается закупка, на основании которой данные вносятся в базу данных Back-Office, значительно упрощая и сокращая этот процесс. Затем информация о его приходе заносится и в журнал открытых закупок, что позволяет контролировать выполнение закупок поставщиками. После того, как закупка выполнена или известно, что ее выполнение более не ожидается, она переводится в статус закрыта. В дальнейшем, на основании этой информации, можно строить отчеты по выполнению поставщиками своих обязательств.

Управление расчетами с поставщиками

Существует четыре основных вида договоров по взаиморасчету с поставщиками: По предоплате, по факту прихода, с отсрочкой платежа и на реализацию. Главной задачей этой подсистемы является формирование предложения по оплате в максимально поздние сроки в соответствии с договорами, так как чем больше магазин продержит у себя эти деньги, тем больше у него будут оборотные средства. В этом и заключается ее отличие от бухгалтерской подсистемы ведения учета расчетов с поставщиками. Отношения с клиентами Сбор информации по клиентам относительно его покупок, различные дисконтные программы, соответствующий анализ и другие функции. Анализ и стратегическое планирование Получение всевозможных аналитических отчетов за продолжительные промежутки времени с целью принятия стратегических решений по ведению бизнеса. Централизованное управление сетью магазинов В данном случае задача управления многократно усложняется в связи с необходимостью решения проблем репликации базы данных Head-Office и баз данных магазинов, поддержания единых справочников товаров и аналитик и т.д. Важное значение имеет политика закупок : Централизованная – через распредцентр или децентрализованная – непосредственно в магазины или их сочетание. Централизованное ведение справочника товаров может повлечь за собой сокращение ассортимента товаров, а также трудности с оприходованием товара в магазины от поставщиков, которые не соблюдают заявляемый ассортиментный перечень. Существуют и другие проблемы, обсуждение которых в рамках этой статьи не представляется возможным. Скажу лишь, что мы имеем уже серьезный опыт в части автоматизации сетей супермаркетов «UnitedCompany», «Престон» и «Соседи» и он показывает, что внедрение таких технологий требует значительных временных, организационных и финансовых затрат.

4. У кого покупать торговую систему?

Ответ однозначен: у надежной фирмы с устоявшейся репутацией, с развитой службой разработки и сопровождения. В противном случае слишком велик риск оказаться наедине со своими проблемами. Вы выбираете партнера, от которого во многом будет зависеть Ваш бизнес. Несколько советов. Помимо знакомства с продуктом в офисе продавца должна быть предоставлена возможность его апробации в РЕАЛЬНЫХ условиях заказчика. Не всегда, правда, на начальной стадии удается их создать... В частности, уясните требования к вычислительной технике, что в свою очередь определяет финансовые затраты на ее приобретение (модернизацию) и обслуживание. Соотнесите свои возможности с этими требованиями. Убедитесь в том, что продукт уже длительное время работает на предприятиях аналогичных вашему. И желательно, по понятным причинам, это сделать без участия поставщика торговой системы. Фирма – продавец должна иметь изначально ясную для заказчика политику продвижения своего продукта на рынке и дальнейшего его сопровождения. Опыт нашей работы показывает, что без помощи поставщика программного обеспечения его адаптация на предприятии весьма проблематична. Обратите особое внимание на периодичность выхода новых версий и условия их приобретения. Осторожно отнеситесь к коробочным продуктам. Применительно к торговым системам непосредственный контакт с разработчиками более предпочтителен по причине оперативности реакции на ваши пожелания и замечания. Хорошо, когда торговая система открыта для доработок силами своих специалистов. Для этого должны быть предоставлены механизмы подключения новых функций, доступа к структуре базы данных, экспорта отчетов в MS EXCEL, а иногда даже и исходные тексты интересующих программ. И наконец, Вы должны убедиться в том, что имеете дело с командой, которая имеет опыт реализации подобных проектов. Иначе велик риск побывать в роли подопытных кроликов…

5. Сколько это стоит?

Не удивляйтесь, но стоимость проектов автоматизации торговых предприятий без учета торгового оборудования может колебаться от нескольких тысяч до сотен тысяч долларов. Это зависит в первую очередь от масштабов предприятия, от круга решаемых задач, от выбранной платформы (SAP, AXAPTA, 1С , VFP и др.), от степени участия специалистов IT-службы и других факторов. Если поставщик торговой системы без предварительного обследования называет стоимость проекта, то это верный признак его непрофессионализма. Или он обманет Вас или сам сработает в убыток. Другое дело если Вам предлагают «коробку». Тогда все честно! Этим Вам говорят, что услуги поставщика торговой системы сведутся к ее установке, передаче на нее документации и первичному обучению. О каких то серьезных доработках речь, как правило, не идет. И тогда будьте добры во многом подчинить свой бизнес правилам игры заложенным в предлагаемый Вам «черный ящик».

P.S. Думаю что не далеко то время, когда торговый зал магазина без количественного учета будет восприниматься как бизнесмен без автомобиля или мобильной связи. Если не конкуренция, то фискальные органы государства, что уже подтверждает практика, рано или поздно заставят вас внедрять новые технологии. И я буду рад, если мои советы окажутся для Вас полезными. Более подробную информацию Вы можете получить на сайте: www.luxsoft.by .

Антон Кирковский. Учредитель НТ ООО "ЛюксСофт", руководитель проектов

Читайте также
Перед лицом текущих глобальных вызовов здоровье и гигиена стали главными приоритетами для всех участников рынка. В...
«ПРОДУКТ.BY»
220005, г. Минск, ул. Платонова, 22-707

+375 (17) 33-16-555
+375 (17) 33-16-777
+375 (17) 39-65-321

mail@produkt.by

*Права защищены, любое использование информации без ссылки на источник produkt.by запрещено.
*За содержание рекламных сообщений ответственность несут рекламодатели.