Вы здесь

Нажми на кнопку — получи

В последнее время в Беларуси стала активно развиваться такая форма взаимодействия, как электронная.

В отличие от традиционной формы общения по телефону, когда дозваниваться до поставщика приходится иногда часами, с помощью такой системы решить вопрос можно буквально в считанные минуты. Достаточно нажать кнопку и отправить необходимый запрос.

На данный момент уже работают системы электронного заказа TOPBY ООО «Современные технологии торговли» ( www.topby.by) и торговый портал http://byedi.by/ при Белкоопсоюзе.

Формат быстрого реагирования

— Анализ, проведенный ведущими мировыми компаниями-производителями товаров массового спроса, показал, что существуют две основные причины, приводящие к ошибкам в товарных данных: ручной ввод и неактуальность информации о товаре, — замечает директор ООО «Современные технологии торговли» Сергей Тумель. — Минимизировать эти потери можно с помощью технологий электронной логистики. «Информационное обеспечение» — такая же важная часть процесса поставок, как разработка товара, его изготовление и традиционная логистика. Именно поэтому наша компания решила создать универсальную среду обработки и обмена коммерческой информацией между бизнес-партнерами.

Заказ с помощью информационной системы позволяет в любой момент увидеть текущий статус запроса, а подтверждение на заявку (ответ на заказ) придет от поставщика максимум через полчаса. При этом — со стопроцентной гарантией, что заказанный тобой товар приедет в срок и по точно указанному адресу склада. Таким образом, с подключением к информационным системам пропадает необходимость перенабирать и отправлять по факсу, передавать курьером заказы. А это в свою очередь существенно экономит рабочее время персонала и сокращает цикл обслуживания заказа.

Причем эффект ускорения проявляется не только в мгновенной передаче информации и в ответе на нее. Большой плюс такой системы еще и в том, что до момента приезда товара у поставщика есть возможность отправить своим покупателям электронную товарно-транспортную накладную, а также данные о сертификатах на поставляемую продукцию. Таким образом, представитель магазина видит, что должно приехать, сверяет наличие конкретного товара при поставке, нажимает кнопку — и все эти данные тут же попадают в учетную систему и доступны далее финансовому отделу: экономистам и бухгалтерам. Кроме того, система имеет и другие плюсы. Во-первых, она позволяет получать достоверную информацию по актуальным предложениям в стране, благодаря чему происходит расширение рынка потенциальных поставщиков, появляется возможность управлять ассортиментом товаров на полке, оперативно получать информацию об ежедневно меняющихся ценах и ассортименте.

Во-вторых, персонал торгового предприятия и служб сбыта предприятий освобождается от трудоемких операций по ручному вводу данных «заказ — уведомление об отгрузке — уведомление о получении — счет-фактура — накладная — отчет о продажах — статистика продаж». Соответственно, сокращаются затраты рабочего времени задействованного персонала и расходов на использование оргтехники и сопутствующих материалов.

В-третьих, при отказе от бумажной формы и ручного ввода информации в пользу электронного документооборота сводится к нулю возможность ошибок в товарных данных, а ведь именно они генерируют 95 % всех финансовых потерь.

— При этом огромным преимуществом для руководителя торгового предприятия является то, что электронная система добавляет прозрачности в отношениях магазинов и поставщиков, — подчеркивает Сергей Тумель. — Правда, к ней готовы далеко не все товароведы, так как электронный заказ делает явными многие скрытые нюансы. В частности, директор торгового предприятия сразу видит, как происходит заказ продукции у конкретного поставщика, что именно заказывается и по каким ценам. Ведь не секрет, что зачастую поставки завязаны на личных контактах конкретного товароведа и конкретного поставщика. При электронной системе заказа подобные договоренности сразу же станут очевидными.

Каждой задаче — свой инструмент

Нельзя забывать, что у разных торговых предприятий — разный уровень технологической инфраструктуры и автоматизации. Соответственно, и возможности взаимодействия с информационными системами различные. К примеру, в EDI-системе TOPBY существуют два варианта работы. Первый — при помощи web-интерфейса, используя сервис Web-EDI. Чтобы подключиться к системе, в данном случае достаточно иметь доступ в Интернет, заполнить анкету, заключить договор, получить логин и пароль. Как правило, такой путь выбирают те, у кого нет своей учетной системы. Второй вариант, так называемый прямой EDI, подразумевает интеграцию учетных систем поставщиков и торгового предприятия.

— Здесь мы, по сути, выступаем в качестве гарантированного транспорта, который понимает форматы данных учетных систем магазинов, трансформирует их в международный и на другом конце провода выдает формат данных, понятный для поставщика, — поясняет Сергей Тумель. — Если не будет такого посредника, который переводит всю информацию в единый стандарт сообщений, то каждый поставщик, имеющий тысячи клиентов, будет вынужден создавать тысячу конверторов и с каждым конкретно договариваться об условиях электронного взаимодействия. В случае с EDI эту функцию берет на себя провайдер. К слову, прямой EDI удобен еще и потому, что такой способ обмена информацией не нарушает принцип коммерческой тайны и позволяет сохранять конфиденциальность. Не секрет, что у каждого поставщика может существовать множество прайс-листов для различных клиентов. Кому-то они продают свою продукцию за полную стоимость, кому-то с меньшей скидкой, кому-то с большей. А для некоторых клиентов существуют и вовсе эксклюзивные спецпредложения. Увидев при запросе цены GLN-номер конкретного магазина, поставщик через TOPBY отвечает на него личным прайс-листом клиента. Причем в открытом доступе такая информация не появляется, в публичной части выставляется только стандартный прайс-каталог.

В первопроходцах — лидеры рынка

Несмотря на многие очевидные плюсы, электронная система заказа товаров внедрена на предприятиях Беларуси не так широко, как этого хотелось бы ее разработчикам. Важность такой формы работы с информацией понимают многие участники потребительского рынка, причем как поставщики, так и торговые предприятия. Но зачастую предпочитают занимать выжидающую позицию: «Пусть кто-то первый попробует, а мы посмотрим…». Причем в техническом плане никаких сложностей при подключении к системе не возникает: любому клиенту достаточно всего лишь иметь компьютер и доступ в Интернет. Главная проблема заключается, скорее, в чисто психологическом барьере по изучению новых технологий. Кроме того, электронная система подразумевает и изменение некоторых бизнес-процессов магазинов. В частности, требует того, чтобы были прописаны все нюансы взаимодействия между поставщиками и торговыми сетями, чего нет при заказе по телефону. Именно этот момент отпугивает многие магазины, которые не привыкли работать по четко отлаженной схеме.

Первопроходцами здесь, как правило, становятся лидеры рынка. В настоящий момент торговые сети «Соседи» и «Тропинка» подключили к EDI-системе TOPBY почти все свои магазины.

По мнению Сергея Тумеля, убедившись, насколько эффективен такой инструмент, торговля сама может предпринимать активные шаги по привлечению своих поставщиков к электронному взаимодействию. Как показывает международный опыт, чем больше клиентов в системе, тем более существенной оказывается выгода для конкретного пользователя. Тем более что и производители от такого варианта только выигрывают. Они получают возможность более четко планировать свое производство и экономить на затратах, выводить на рынок новый продукт в течение буквально нескольких секунд. При данной схеме необходимость обзванивать магазины и говорить, что у нас появился новый товар, отпадает. Достаточно нажать на кнопку — и тут же произойдет оповещение всех клиентов.

Ставка на международный стандарт

За время своего существования система смогла зарекомендовать себя как надежный посредник. Время простоя, необходимое для обновления постоянно растущего функционала системы, составляет не более двух часов в месяц (регламентные работы в ночное время). И эти условия, предусмотренные договором, компания выдерживает.

— Безусловно, мы понимаем важность работы по формуле 24х7х365, поэтому разместили свое основное оборудование на серверных площадях РУП «Белтелеком», которые имеют все степени безопасности и защиты, в том числе от физического доступа, — отметил Сергей Тумель. — Кроме того, мы и наши клиенты застрахованы и от любых непредвиденных ситуаций путем бэкапирования системы на резервный сервер, что позволяет восстановить работоспособность системы в случае сбоев в кратчайшие сроки. «Плюсы» электронного взаимодействия

  • Сокращение цикла обслуживания заказа.
  • Экономия рабочего времени.
  • Прозрачность поставок.
  • Актуальность информации о товаре.
  • Сокращение количества ошибок за счет точной идентификации товаров.
  • Использование электронной товарно-транспортной накладной.
  • Исключение возможности потери документов.
  • Моментальное оповещение торговли о новинках.

Поставщики не готовы

Сеть магазинов «Постторг» работает с системой TOPBY. Как рассказала и. о. заведующей магазином № 10 Татьяна Владимировна ХОДЧЕНКОВА, с помощью электронной системы заказа товаров их торговое предприятие работает со всеми хлебозаводами Минска. Недавно к ним присоединился и Минский завод игристых вин. Если раньше при работе с этими предприятиями все зависело от случая (иногда можно было по телефону оставить свою заявку сразу, но зачастую приходилось дозваниваться часами), то сейчас при любой раскладке у сотрудников магазина на такую работу уходит всего 10 минут. Остается только через какое-то время дождаться ответа поставщика, посмотреть, сможет ли он выполнить заявку в необходимом объеме и какие новые позиции у него появились.

— Безусловно, такой вариант заказа намного удобнее традиционного телефонного, — убеждена Татьяна Владимировна. — С поставкой хлеба теперь не возникает никаких проблем, механизм отлажен очень четко. Еще один плюс — значительная экономия времени. В частности, если на протяжении нескольких дней наша заявка остается без изменений, в системе электронного заказа достаточно поменять лишь дату. Когда появляется новая позиция, — опять-таки дополнительно вводишь только ее. Таким образом, исчезает необходимость выполнять массу лишней работы.

Тем не менее полностью переходить на схему, предложенную TOPBY, в магазине № 10 «Постторг» пока не собираются. И в первую очередь потому, что здесь давно уже работают по программе «СуперМаг». По мнению представителей торгового предприятия, она достаточно удобна в применении, и отказываться от нее пока нет смысла. Вводишь имя поставщика — и сразу же получаешь всю информацию об ассортименте конкретного предприятия плюс сведения о реальных остатках имеющегося в магазине товара, затем заявка вбивается в программу, и приемка товара уже идет по терминалу. Причем здесь можно сразу отследить, какой товар пришел, а какой нет, что доставили в нужном количестве и где лишняя продукция.

— В тех магазинах, где есть товароведы, можно смело переводить половину заказов на электронную систему, — считает Татьяна Ходченкова. — Тем более что разработчики TOPBY очень профессионально работают со своими клиентами. Как только в системе появляются новые поставщики, они тут же сообщают торговым предприятиям об этом. Если возникают какие-то вопросы по самому программному продукту или что-то не получается, всегда можно позвонить в компанию и получить консультацию специалистов. Связанные с переходом на электронную систему заказа сложности в первую очередь касаются обучения персонала. Не каждый сотрудник магазина готов оперативно перейти на новую форму работы. К тому же не стоит сбрасывать со счетов и наблюдающуюся сегодня в торговле текучесть кадров. Не успели обучить одного человека, как он увольняется. В результате приходится тратить время на подготовку нового специалиста.

— Еще одна достаточно серьезная проблема — неготовность поставщиков к переходу на такую форму взаимодействия с торговлей, — подчеркнул директор сети «Постторг» Сергей Смольский. — Пока, к сожалению, в системе TOPBY их не так много. И они не спешат сюда вливаться. Через три месяца мы планируем полностью завершить внутреннюю автоматизацию своих 20 магазинов. Думаю, что после этого мы сможем более активно переключаться на электронную систему заказа товаров.

Не конкуренты, а партнеры

Аналогичный ресурс не так давно был создан в Белкоопсоюзе. Правда, ориентирован он в основном на свои оптовые базы и райпо. Хотя при этом система является отнюдь не закрытой структурой, в проекте изъявили желание участвовать ОАО «Белхим», ОАО «Молодечноторг», Брестский завод бытовой химии и др. С помощью торгового портала Белкоопсоюза можно посмотреть остатки и отпускные цены на товары на утро текущего дня у 16 оптовых поставщиков. Такая же информация доступна и по 13 магазинам. В случае необходимости можно оформить электронный заказ и получить обратно электронную накладную. Актуальность информации обеспечивается без участия людей, ежесуточно в ночное время в автоматическом режиме центральный сервер собирает информацию из учетных систем поставщиков и торговых предприятий. — Задачей на перспективу мы считаем создание единой базы данных с крупными сетями и производителями, а для этого необходимо привести всех поставщиков к единому стандарту сообщений и кодирования товаров, синхронизировать базу данных с республиканским банком электронных паспортов товаров, — отметил директор вычислительного центра Белкоопсоюза Георгий Кошкаров.

Система позволяет грамотно регулировать попадание товара на полки магазинов. К примеру, в одной торговой точке в настоящий момент не продано 10 пар мужской обуви 41?го размера марки «Белвест», а в другой, наоборот, осталась только одна. Таким образом, представители предприятия сразу видят, какой товар и куда нужно везти.

Плюс ко всему электронная система заказа товара будет способствовать более эффективному и быстрому выходу оте­чест­вен­ных товаров на рынки соседних государств в рамках Таможенного союза. Благодаря электронному ресурсу, основанному на международном стандарте сообщений, информация о товарных ресурсах Беларуси будет доступна российским торговым сетям.

— С системой TOPBY Белкоопсоюз не конкурирует. Мы работаем на единой платформе и даже на одном сервере, проводим единую техническую политику и пытаемся использовать сильные стороны друг друга, — признается Георгий Кошкаров. — Так, у ООО «Современные технологии торговли» хорошо отработан механизм обмена данными в соответствии с международными стандартами. У нас свой козырь: система легка в освоении, достоверность информации и оперативность ее обновления привлекает все больше новых партнеров, желающих участвовать в проекте.

«ПРОДУКТ.BY»
220005, г. Минск, ул. Платонова, 22-707

+375 (17) 390-65-55
+375 (17) 390-67-77
+375 (17) 396-53-21
+375 (17) 396-53-22

 


 
 
Права защищены, любое использование информации без ссылки на источник produkt.by запрещено.
 
*За содержание рекламных сообщений ответственность несут рекламодатели.