Блестящие совещания. Правила эффективной групповой работы

Время — самый ценный ресурс, возобновить который нет возможности.

Использовать его необходимо с максимальной полезностью. Для того чтобы работа была эффективной, нужно убрать «воров» времени. Как правило, к тому, что отбирает наше драгоценное время, относятся:

1. Нечеткая постановка цели. 2. Отсутствие приоритетов в делах. 3. Неэффективные совещания. 4. Отсутствие достаточного представления о предстоящих задачах и путях их решения. 5. Попытка слишком много сделать за один раз. 6. Плохое планирование рабочего дня. 7. Неэффективное хранение документов и другой информации. 8. Недостаточное разделение труда, выполнение чужой работы, неспособность сказать «нет». 9. Отрывающие от дел телефонные звонки, письма и разговоры. 10. Неполная и/или несвоевременная информация, ведущая к необходимости «тушить пожар». 11. Отсутствие самодисциплины. 12. Личная неорганизованность, «заваленный» письменный стол. 13. Обсуждение сложных вопросов без надлежащей подготовки. 14. Синдром «откладывания». 15. Редкое делегирование (или его отсутствие). Неэффективные совещания относятся к первым трем временным нарушителям. Делимся информацией, как сделать обычное совещание эффективным. Для этого есть определенные инструменты и техники. Как их выбрать и использовать Д. Келси и П. Пламб представили в своем практическом руководстве «Блестящие совещания». В книге о каждом инструменте дано краткое описание, указания, в каких случаях он наиболее полезен, когда его следует применять, и предостережения. Также следует объяснение, как пользоваться инструментом, приводятся конкретные примеры. Один из наиболее популярных инструментов принятия решений — мозговой штурм. Его можно охарактеризовать как процесс, в ходе которого группа выдвигает идеи и записывает их одну за другой, не тратя время на обсуждение и оценку каждой. У мозгового штурма может быть много вариантов. Он нужен во всех случаях, когда группе остро не хватает списка идей.

Правила мозгового штурма:

говорите, что приходит в голову. Не следует обдумывать, редактировать, цензурировать или скрывать предложения. Чем больше идей, тем лучше. Лишних идей не бывает;
не оценивайте сразу ни свои, ни чужие идеи. Не хвалите их, не высказывайте критические замечания, не выражайте ободрение или неодобрение даже жестами и мимикой;
не обсуждайте идеи сразу. Скороспелое обсуждение повредит творческому процессу в целом. Задавайте только те вопросы, которые имеют отношение непосредственно к процессу мозгового штурма;
нет ничего страшного в повторении идей. Записывайте любую идею, даже если ее высказывают неоднократно. На данном этапе нет никакой нужды ограничивать или сужать поиск. Люди могут почувствовать себя ущемленными, если их идеи будут отвергнуты сходу;
следует поощрять высказывания идей, развивающих и дополняющих другие идеи. Из таких «строительных блоков» складывается окончательное решение.

Тишина — явление вполне естественное для мозгового штурма. Если люди умолкают и кажется, что все идеи исчерпаны, повторите тему мозгового штурма и спросите: «Что-нибудь еще?». Подождите десять секунд. Как правило, после недолгого молчания следует взрыв новых предложений.

Советы по проведению мозгового штурма

Повторяйте правила мозгового штурма каждый раз, когда собираетесь прибегнуть к этому инструменту проведения встречи. Установите время, отведенное на мозговой штурм, и придерживайтесь его. Если вы хотите, чтобы люди отвлекались от стандартного мышления, то не усаживайте их за стол. Поставьте стулья вокруг стенда или даже рассадите людей на полу, чтобы сломать стереотипы привычного мышления. Поощряйте юмор, не бойтесь смеха и избытка креативности.

Подытожьте высказанную идею и, записывая ее, попросите автора подтвердить, что вы верно его поняли. Настойчиво пресекайте любые оценочные комментарии. Нарушителю следует вежливо напомнить, что в данный момент группа высказывает идеи, а не обсуждает их.

Любая группа людей обладает огромным творческим потенциалом и способна на плодотворную, эффективную работу. Одним из разогревающих упражнений, которые пробуждают людей и заставляют их включиться в работу, является «личный признак».

Как его выполняют? 1. Вам потребуются картонные регистрационные карточки и корзина, в которую вы будете их собирать. 2. Попросите людей написать на карточке то, что другие, по мнению написавшего, не знают о нем. Например: «Я — профессиональный водолаз. Я рос и родился в Африке. Я пишу стихи» и т. д. 3. Соберите карточки и сложите их в корзину. 4. Каждый участник наугад вынимает карточку из корзины, прочитывает то, что там написано, и пробует определить, кто это написал. Если человек вытаскивает собственную карточку, он повторяет попытку. 5. Участники садятся на свои места после того, как они «опознают» написавшего в вытащенной карточке, и после того, как опознают их самих. 6. Когда все рассядутся по местам, обойдите ряды и прочитайте информацию из карточек вслух.

Эту и другую бизнес-литературу можно приобрести в компании «БизнесКнигаVIP». Звоните: (029) 180-50-32, (044) 748-33-51